Kardex valorizado: qué es, para qué sirve y cuándo lo exige SUNAT
Qué es el kardex valorizado, en qué se diferencia del kardex simple y cómo saber si tu empresa está obligada a llevarlo.
Por Equipo Facturas MYPE
Casi todo dueño de negocio sabe cuánto stock tiene. Muy pocos saben cuánta plata tiene metida en ese stock. Esa es exactamente la diferencia entre un kardex simple y un kardex valorizado.
Y no es solo un tema de curiosidad. Según el tamaño de tu empresa, SUNAT puede exigirte llevar el registro de inventario permanente valorizado. Si no lo tienes cuando te lo piden, el problema deja de ser contable y pasa a ser una multa.
Qué es el kardex valorizado
El kardex es el historial de movimientos de cada producto: qué entró, qué salió y cuánto queda. El kardex valorizado hace lo mismo, pero registrando cantidades y valores en la misma línea.
Cada movimiento anota:
- Fecha y tipo de documento (factura de compra, boleta de venta, nota de crédito, traslado, ajuste).
- Cantidad que entra o sale.
- Costo unitario de esa entrada o salida.
- Costo total del movimiento.
- Saldo en unidades después del movimiento.
- Saldo valorizado: cuánta plata queda en ese producto.
Esa última columna es la que cambia todo. Te dice, a cualquier fecha, cuánto vale tu inventario al costo. No al precio de venta, no “más o menos”: al costo con el que lo compraste.
Kardex simple vs kardex valorizado
| Kardex simple | Kardex valorizado | |
|---|---|---|
| Qué registra | Solo cantidades | Cantidades y valores |
| Te dice | Cuántas unidades tienes | Cuánto dinero tienes en stock |
| Calcula el costo de venta | No | Sí, movimiento por movimiento |
| Sirve para saber tu margen real | No | Sí |
| Requiere método de valuación | No | Sí (promedio ponderado, PEPS, etc.) |
| Uso más frecuente | Control operativo del día a día | Contabilidad, costo de ventas y SUNAT |
Si quieres ver la comparación con más ejemplos operativos, la desarrollamos en inventario valorizado vs inventario simple.
Los métodos de valuación: promedio ponderado y PEPS
Acá aparece el problema que confunde a todo el mundo. Si compraste el mismo producto a distintos precios, ¿con qué costo sale cuando lo vendes?
La Ley del Impuesto a la Renta (artículo 62) lista los métodos de valuación que se pueden usar en el Perú, entre ellos primeras entradas, primeras salidas (PEPS), el promedio (diario, mensual o anual) y la identificación específica. Ojo con un detalle que muchos arrastran de otros países: UEPS (últimas entradas, primeras salidas) no está en esa lista.
Los dos que vas a usar en la práctica son estos:
Promedio ponderado
Cada vez que entra mercadería, se recalcula un costo promedio de todo el stock. Las salidas se valorizan con ese promedio.
PEPS
Se asume que lo primero que entró es lo primero que sale. Las salidas se valorizan con el costo de las compras más antiguas hasta agotarlas.
El mismo caso con los dos métodos
Imagina una bodega que vende aceite. En marzo compra dos veces:
- 3 de marzo: 100 botellas a S/ 8 cada una = S/ 800
- 17 de marzo: 100 botellas a S/ 12 cada una = S/ 1,200
Tienes 200 botellas y S/ 2,000 invertidos. El 25 de marzo vendes 120 botellas a S/ 20 cada una, o sea S/ 2,400 de ingresos.
Con promedio ponderado:
El costo promedio es S/ 2,000 ÷ 200 = S/ 10 por botella. Las 120 botellas vendidas salen a S/ 10, así que el costo de venta es S/ 1,200 y te quedan 80 botellas valorizadas en S/ 800.
Con PEPS:
Salen primero las 100 botellas de S/ 8 (S/ 800) y después 20 de las de S/ 12 (S/ 240). El costo de venta es S/ 1,040 y te quedan 80 botellas, todas de la segunda compra, valorizadas en S/ 960.
| Concepto | Promedio ponderado | PEPS |
|---|---|---|
| Ingresos por la venta | S/ 2,400 | S/ 2,400 |
| Costo de venta | S/ 1,200 | S/ 1,040 |
| Utilidad bruta | S/ 1,200 | S/ 1,360 |
| Saldo valorizado (80 unidades) | S/ 800 | S/ 960 |
Misma bodega, misma venta, S/ 160 de diferencia en la utilidad del mes. Por eso el método no es un detalle: cambia la utilidad que declaras y el valor del inventario que llevas al balance.
¿Cuál elegir?
El promedio ponderado es el más usado en negocios con alta rotación y muchos productos, porque suaviza las subidas y bajadas de precio y es más fácil de sostener en el día a día.
PEPS refleja mejor el valor de reposición en tu saldo, porque lo que queda en stock son las compras más recientes. Se usa mucho donde los productos tienen vencimiento y de todas formas rotan por antigüedad.
Un punto clave: una vez que eliges un método, no puedes cambiarlo de un ejercicio a otro cuando quieras. El Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta exige autorización de SUNAT para variar el método de valuación de existencias. Conversa esto con tu contador antes de configurar tu sistema, no después.
Por qué SUNAT lo pide
El kardex valorizado es la base del registro de inventario permanente valorizado, uno de los libros y registros vinculados a asuntos tributarios. SUNAT lo exige por una razón simple: es la forma de comprobar que el costo de ventas que declaras en tu Impuesto a la Renta corresponde a movimientos reales de mercadería.
Sin ese registro, el costo de ventas es un número sin respaldo. Y un costo de ventas sin respaldo es un reparo esperando a pasar.
¿Tu empresa está obligada?
La obligación depende de los ingresos brutos del ejercicio anterior, medidos en UIT, y está en el artículo 35 del Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta. La norma arma tramos:
- Por debajo de cierto nivel de ingresos, basta con practicar inventarios físicos al cierre del ejercicio.
- En un tramo intermedio, corresponde llevar un registro de inventario permanente en unidades físicas.
- Por encima del tramo más alto, corresponde el registro de inventario permanente valorizado y el registro de costos.
No vamos a publicar los montos exactos en UIT acá, y por una buena razón: los tramos se fijan por norma, la UIT se actualiza cada año y la redacción ha tenido modificaciones. Confirma el tramo que te toca con tu contador o directamente en sunat.gob.pe, con los ingresos de tu ejercicio anterior en la mano.
Lo que sí conviene que tengas claro:
- La obligación se mide con los ingresos del ejercicio anterior, no con los de este año.
- El registro tiene un plazo máximo de atraso fijado por resolución de SUNAT. No es un documento que armas el día que te lo piden.
- Estar en el Régimen General no te obliga automáticamente: el criterio es el nivel de ingresos.
Para qué te sirve aunque no estés obligado
Acá está la parte que casi nadie te dice. Si tu negocio es chico, quizá no estés obligado a llevarlo. Igual te conviene, por tres razones muy concretas:
1. Sabes tu margen real, no el que crees que tienes. Muchos calculan el margen con el último precio de compra. Si compraste el mismo producto tres veces a precios distintos, ese número está mal. El kardex valorizado te da el costo correcto de cada venta.
2. Detectas la merma y el robo hormiga. Cuando el inventario físico no cuadra con el kardex, la diferencia deja de ser “unas unidades” y pasa a ser plata: S/ 340 que desaparecieron este mes. Eso sí mueve a la acción.
3. Sabes cuánto capital tienes inmovilizado. Un negocio puede estar vendiendo bien y sin efectivo, porque tiene S/ 40,000 dormidos en productos que no rotan. El saldo valorizado por producto te lo muestra de frente.
Súmale una cuarta razón, más práctica: si en algún momento vas a pedir un crédito, te van a pedir estados financieros. Y unos estados financieros con el inventario bien valorizado se sostienen mucho mejor.
Cómo llevarlo sin volverte loco
En Excel se puede. Con 30 productos y pocos movimientos, funciona. El problema aparece cuando tienes 800 SKU, tres personas registrando y compras todas las semanas: la fórmula se rompe, alguien pega mal una fila y el kardex deja de cuadrar.
La alternativa es que el kardex se arme solo, a partir de los movimientos que ya registras:
- Cada compra que ingresas alimenta la entrada con su costo real.
- Cada venta del punto de venta genera la salida valorizada según el método configurado.
- Los traslados, ajustes y devoluciones quedan registrados con su documento y su usuario.
- El reporte sale a Excel o PDF cuando lo pide tu contador.
En Facturas MYPE el kardex simple está disponible en el módulo de inventario, y el kardex valorizado entra desde el plan PRO. Si tu contador trabaja con CONCAR, SISCONT o CONTASIS, los reportes se exportan a su formato; puedes ver cómo funciona esa parte en software contable.
Lo importante no es la herramienta, sino el hábito: registra las compras el mismo día que llegan y haz inventario físico al menos una vez al año. Un kardex valorizado alimentado tarde vale casi lo mismo que no tenerlo.
Si no sabes si estás obligado, la respuesta corta es: pregúntale a tu contador con los ingresos del año pasado a la vista. Y si quieres que el kardex se arme solo con tus ventas y compras, conversemos y te mostramos cómo quedaría con tus propios productos.
